[NG0] 讓你事半功倍的資訊工具包

ET B遠端協作與流程自動化的數位時代，身在非營利組織的你，該怎麼和夥伴們有效率地共事呢？歡迎將 OCF 行政小組親身試驗出的資訊工作環境，複製到你的團隊。

 

[圖：讓 OCF 行政小組騰雲駕霧的五大資訊工具]

• 溝通工具 (communication tools)
• 協作平台 (collaboration platforms)
• 專案管理 (project management)
• 線上會議 (online meetings)
• 自動化表單

 

ET B溝通工具

 

ET BSlack 聊天室

 

Slack 是繼 HipChat 後蔚為風行的聊天室平台。需要對方即時回應、或沒重要到寫 email 的事情，很適合在 Slack 上即時留言。我們常用的 Slack 功能包括：

 

• private channel：五位董事、一位全職員工與兩位核心志工在這裡討論暫時不適合公開的內部事務
• email notification：有人在聊天室特別提到你的時候，信箱會收到通知。重要公告可以用 @channel 的方式通知頻道內的所有人
• google drive integration：在 Slack 中貼上 google docs 連結時，會自動提供標題、評論等額外的文件資訊。幾乎每天都用到的功能
• hangout integration：可以直接從 Slack channel 發起 hangout 線上會議。不過因為有人網路頻寬無法支援 hangout，後來都用 skype
• 自訂 loading message：不過後來視窗都一直開著，所以很少看到 loading message

 

Google Groups 群組信

 

Google Groups 是歷久彌新的電子郵件群組平台。需要一定篇幅完整陳述、但又有時效性的事情，很適合在 Google Groups 上深入討論。我們常用的 Google Groups 功能包括：

 

• private group：五位董事在這裡討論牽涉到敏感資料的事務，如個資、薪資、財務等，必要時會額外 cc 給相關工作人員
• public group：五位董事以及十幾位對 OCF 感興趣的潛在貢獻者在這裡討論公開事務，如社群活動、志工招募、公開專案等
• google drive 權限控管：使用 google groups 的 email 來設定 google drive 權限，這樣所有在群組內的人都可以存取 google drive 文件與資料夾，而不需費力將每個人的 email 都單獨設定權限，日後要更動名單也很方便

 

ET B協作平台

 

ET BGoogle Drive 雲端硬碟

 

Google Drive 是

 

我們常用的 Google Drive 功能包括：

 

 

Hackpad 共筆

 

Hackpad 是

 

我們常用的 功能包括：

 

 

Github 程式碼的家

 

Github 是

 

我們常用的 功能包括：

 

 

ET B專案管理

 

ET BGoogle Calendar

 

 

Google Doodle

 

 

Trello

 

 

 

ET B線上會議

 

ET BGoogle+ Hangout

 

 

 

Skype